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Como Preparar o Briefing para Desenvolvimento de Software
O briefing para desenvolvimento de software é o documento que dá início ao seu projeto. Quanto mais completo e organizado, menor o risco de retrabalho, atrasos e frustrações. Neste guia, mostramos exatamente o que incluir no seu briefing, com checklist prático, exemplos por segmento e os erros mais comuns que você deve evitar.
Conceito Fundamental
O que é um Briefing e Por que Ele é Tão Importante
O briefing é o documento que reúne todas as informações que a equipe de desenvolvimento precisa para entender o seu projeto. Ele funciona como um mapa: quanto mais detalhado, mais fácil é chegar ao destino sem se perder no caminho. Um bom briefing não precisa ser técnico — ele precisa ser claro, organizado e honesto sobre as necessidades do negócio.
Com um bom briefing:
- Orçamentos mais precisos: A equipe consegue estimar o esforço real sem subestimar ou superestimar o projeto.
- Menos retrabalho: Funcionalidades são desenvolvidas corretamente desde o início, sem idas e vindas.
- Prazos cumpridos: Com escopo claro, o cronograma é realista e os riscos de atraso diminuem.
- Resultado alinhado: O sistema final reflete exatamente o que foi planejado, sem surpresas.
Sem briefing (ou com briefing vago):
- Orçamento impreciso: Sem clareza no escopo, o investimento pode ser muito diferente do previsto.
- Retrabalho constante: Funcionalidades são refeitas porque o entendimento inicial estava errado.
- Atrasos frequentes: Cada dúvida para o desenvolvimento enquanto se espera esclarecimentos.
- Frustração mútua: Cliente insatisfeito porque o resultado não é o esperado; equipe frustrada por não ter tido as informações certas.
Um briefing não precisa ser perfeito. Ele é um ponto de partida que será refinado durante o levantamento de requisitos. Mas quanto mais informações relevantes você trouxer desde o início, mais eficiente será o processo. Entenda como funciona o desenvolvimento de software para contextualizar melhor cada informação do briefing.
Checklist Completo
Checklist de Informações para o Briefing
Use este checklist como guia para montar o briefing do seu projeto de software. Não precisa responder tudo de imediato — marque o que já sabe e sinalize o que ainda precisa definir. Isso já ajuda a equipe de desenvolvimento a entender o estágio do seu planejamento.
1. Objetivo do Sistema
Descreva o problema que o sistema deve resolver. Qual dor do negócio ele vai endereçar? O que muda quando ele estiver funcionando?
Exemplo: "Precisamos de um sistema para controlar ordens de serviço, desde a abertura pelo cliente até a finalização pelo técnico, eliminando o uso de planilhas e cadernos."
2. Público-alvo e Usuários
Quem vai usar o sistema? Quantos usuários simultâneos? Existem perfis diferentes (administrador, operador, cliente)?
Exemplo: "3 perfis: administrador (gerente), técnicos (5 pessoas) e clientes (acesso ao portal para abrir chamados). Cerca de 20 usuários diários."
3. Funcionalidades Desejadas
Liste as funcionalidades que o sistema precisa ter. Separe em essenciais (MVP) e desejáveis (futuras). Seja específico: "cadastro de clientes com CPF, telefone, endereço e histórico de compras".
Exemplo: "Essenciais: cadastro de clientes, abertura de OS, acompanhamento de status, relatório mensal. Futuras: app mobile, assinatura digital."
4. Integrações Necessárias
O sistema precisa se conectar com outros softwares? ERP, NF-e, gateway de pagamento, WhatsApp, marketplaces, APIs de terceiros?
Exemplo: "Integração com emissão de NF-e (Sefaz), boleto bancário (Sicredi) e envio de notificações por WhatsApp."
5. Prazo e Urgência
Existe uma data limite? O projeto tem urgência ou pode ser planejado com calma? Há algum evento ou sazonalidade que impacta o cronograma?
Exemplo: "Precisamos do sistema básico funcionando até março para a temporada de vendas. Módulos secundários podem vir depois."
6. Orçamento Disponível
Compartilhar a faixa de investimento disponível ajuda a equipe a propor a solução que melhor se encaixa na sua realidade. Não precisa ser um valor exato — uma faixa já é útil.
Exemplo: "Temos entre R$ 15.000 e R$ 25.000 para a primeira fase do projeto." Saiba mais sobre custos de desenvolvimento.
7. Dados Existentes
Você tem dados que precisam ser migrados para o novo sistema? Planilhas, banco de dados antigo, registros em papel? Qual o volume aproximado?
Exemplo: "Temos uma planilha Excel com 5.000 clientes e 12.000 ordens de serviço dos últimos 3 anos que precisam ser importados."
8. Referências Visuais
Tem algum sistema que você usa e gosta da interface? Sites ou apps que podem servir de inspiração? Existe manual de identidade visual da empresa?
Exemplo: "Gostamos da interface do Trello (simplicidade) e do Notion (organização). Temos logo e cores definidas no manual da marca."
9. Requisitos de Segurança
O sistema lida com dados sensíveis? Precisa de conformidade com LGPD? Existem requisitos de auditoria ou certificações específicas do setor?
Exemplo: "Lidamos com dados de saúde (prontuários) — precisa de conformidade com LGPD, criptografia e log de acesso."
10. Plataforma e Acesso
O sistema será web, mobile ou ambos? Precisa funcionar offline? Os usuários vão acessar de qual dispositivo (computador, tablet, celular)?
Exemplo: "Sistema web responsivo para uso no escritório (computador) e app mobile para os técnicos em campo (Android)."
Exemplos Reais
Exemplos Práticos de Briefing por Segmento
Para ilustrar como um briefing funciona na prática, preparamos exemplos resumidos para três segmentos diferentes. Use-os como referência para estruturar o seu próprio briefing.
Varejo
Objetivo: Sistema para gerenciar vendas, estoque e clientes de uma loja de materiais de construção com 3 filiais.
Funcionalidades: PDV (ponto de venda), controle de estoque multi-loja, cadastro de clientes com histórico, emissão de NF-e, relatórios de vendas por período/vendedor/produto, dashboard gerencial.
Integrações: Sefaz (NF-e), maquininha de cartão, transportadoras.
Usuários: 15 vendedores, 3 gerentes, 1 administrador.
Prazo: 4 meses para o módulo principal.
Serviços
Objetivo: Sistema de gestão de ordens de serviço para empresa de manutenção de elevadores com 8 técnicos em campo.
Funcionalidades: Abertura de OS pelo cliente (portal web), atribuição ao técnico, checklist de manutenção no app, assinatura digital na conclusão, relatório de produtividade, alertas de manutenção preventiva.
Integrações: Google Maps (rota), WhatsApp (notificações), e-mail automático.
Usuários: 8 técnicos (app), 2 gestores (web), 200+ clientes (portal).
Prazo: 5 meses com entregas parciais.
Indústria
Objetivo: Sistema de controle de produção e rastreabilidade para fábrica de alimentos com 3 linhas de produção.
Funcionalidades: Planejamento de produção, controle de matéria-prima, rastreabilidade de lote, controle de qualidade com checklist, gestão de não-conformidades, relatórios para auditoria (ANVISA).
Integrações: ERP existente (SAP), balanças industriais, leitores de código de barras.
Usuários: 25 operadores, 5 supervisores, 2 gerentes, 1 diretor.
Prazo: 8 meses com implantação por linha de produção.
Esses exemplos mostram que cada segmento tem necessidades específicas, mas a estrutura do briefing é similar. O importante é descrever o contexto do negócio, as funcionalidades necessárias e as expectativas de prazo e investimento. Veja mais sobre a criação de sistemas web personalizados.
Atenção
Erros Comuns ao Preparar um Briefing
Mesmo com boa intenção, muitos clientes cometem erros no briefing que podem prejudicar o projeto. Conhecer esses erros ajuda você a evitá-los e a preparar um documento mais eficiente.
Ser Vago Demais
"Quero um sistema de gestão" é insuficiente. Gestão de quê? Para quem? Com quais funcionalidades? Seja específico sobre os problemas que quer resolver e os processos que quer automatizar. Quanto mais detalhes, melhor o resultado.
Querer Tudo de Uma Vez
Listar 50 funcionalidades sem priorizar é um erro comum. Nem tudo precisa estar na primeira versão. Defina o que é essencial para começar a operar e planeje o restante em fases futuras. O MVP (Produto Mínimo Viável) é sua melhor estratégia.
Ignorar Integrações
Descobrir no meio do projeto que o sistema precisa se conectar com o ERP, emitir nota fiscal ou enviar WhatsApp causa atrasos significativos. Mapeie todas as integrações desde o início, mesmo que não tenha certeza se serão implementadas na primeira fase.
Não Envolver os Usuários Finais
O dono da empresa sabe o que quer, mas nem sempre sabe como os funcionários trabalham no dia a dia. Envolver os futuros usuários do sistema no briefing garante que o sistema seja prático e funcional para quem vai usá-lo diariamente. Ouça o vendedor, o financeiro, o operador.
Copiar o Concorrente
"Quero igual ao sistema X" parece um atalho, mas pode ser uma armadilha. Seu negócio tem particularidades que o sistema do concorrente não atende. Use referências como inspiração, mas descreva suas próprias necessidades. Um software sob medida deve ser feito para o seu negócio.
Template Prático
Template de Perguntas para Montar seu Briefing
Responda as perguntas abaixo e você terá um briefing sólido para iniciar seu projeto. Não se preocupe em ser técnico — escreva com suas próprias palavras. A equipe de desenvolvimento vai traduzir para a linguagem técnica.
Sobre a Empresa
- Qual o segmento da sua empresa?
- Quantos funcionários? Quantas filiais ou unidades?
- Quais sistemas ou ferramentas vocês usam hoje?
- Qual o principal desafio operacional do dia a dia?
Sobre o Problema
- Qual problema o sistema precisa resolver?
- Esse problema gera perda de dinheiro, tempo ou clientes?
- Como o processo funciona hoje (sem o sistema)?
- O que acontece quando algo dá errado nesse processo?
Sobre o Sistema
- Quais as funcionalidades essenciais (sem elas o sistema não serve)?
- Quais as funcionalidades desejáveis (podem vir depois)?
- Quais relatórios ou dashboards são necessários?
- O sistema precisa funcionar no celular?
- Precisa de controle de permissões (quem vê o quê)?
Sobre Expectativas
- Qual o prazo ideal para ter o sistema funcionando?
- Qual a faixa de investimento disponível?
- Tem algum sistema ou site que gosta como referência?
- Quem será o responsável por acompanhar o projeto?
- Precisa de suporte e manutenção após a entrega?
Dica: comece simples
Se responder todas essas perguntas parecer demais, comece pelas 3 mais importantes: qual problema você quer resolver, quem vai usar o sistema e quais funcionalidades são essenciais. Com essas informações, já é possível iniciar uma conversa produtiva com a equipe de desenvolvimento. Saiba quanto tempo leva para desenvolver um sistema e planeje seu cronograma.
Dúvidas Frequentes
Perguntas Frequentes sobre Briefing de Software
Preciso ter tudo definido antes de procurar uma empresa de software?
Não. Você não precisa ter todas as respostas prontas. O importante é ter clareza sobre o problema que quer resolver e os resultados que espera alcançar. A equipe de desenvolvimento vai ajudar a organizar suas ideias, identificar requisitos e propor soluções. Um briefing parcial já é um excelente ponto de partida.
E se eu mudar de ideia durante o projeto?
Mudanças fazem parte do processo, especialmente em metodologias ágeis. Pequenos ajustes são incorporados naturalmente nos sprints. Mudanças maiores são avaliadas quanto ao impacto no prazo e investimento. O briefing serve como referência, mas não é um documento engessado — ele pode evoluir conforme o projeto avança.
Qual o tamanho ideal de um briefing?
Não existe um tamanho fixo. Um briefing eficiente pode ter de 2 a 10 páginas, dependendo da complexidade do projeto. O mais importante é a qualidade das informações, não a quantidade de páginas. Um briefing curto e objetivo é melhor do que um documento extenso e vago.
Posso enviar o briefing pelo WhatsApp ou precisa ser um documento formal?
Qualquer formato serve como ponto de partida. Você pode enviar pelo WhatsApp, por e-mail, em um documento Word ou até em uma planilha. O importante é registrar as informações. A equipe de desenvolvimento vai organizar e complementar o briefing em formato estruturado durante o levantamento de requisitos.
A DF Informática ajuda a montar o briefing?
Sim. Oferecemos uma consultoria inicial gratuita onde ajudamos a estruturar o briefing do seu projeto. Através de perguntas direcionadas, extraímos as informações necessárias para entender o escopo, estimar prazos e apresentar uma proposta. Você não precisa fazer tudo sozinho.
Agora seu sistema será profissional e sob-medida para a sua empresa, entre em contato agora mesmo
